T.C. ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ KÜLTÜR TOPLULUKLARI KURULMA VE ÇALIŞMA İLKELERİ
ÇERÇEVE YÖNERGESİ
1. GENEL İLKELER
1.1. Orta Doğu Teknik Üniversitesi öğrencilerinin, Atatürk ilke ve inkılapları doğrultusunda toplumsal ve kültürel gelişmelerine yardım etmek, onları araştırıcı ve yaratıcı niteliklere sahip kişiler olarak yetiştirebilmek, dinlenme ve boş zamanlarını değerlendirme gibi sosyal gereksinimlerini karşılamak amacıyla öğrenci topluluklarının kurulması ve bunlara bütçe olanaklarına göre destek sağlanması Rektörlüğün yetkisindedir.
1.2. Orta Doğu Teknik Üniversitesinde ders dışı çalışma yapacak öğrenci toplulukları çalışmalarını aşağıdaki kurallar içinde yürütürler. Rektörlük, bu çalışmalarla ilgili yetki ve görevlerini Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kültür İşleri Müdürlüğü ve akademik danışmanlar yardımıyla kullanır ve yerine getirir.
2. AKADEMİK DANIŞMANLAR
2.1. Üniversitenin tam zamanlı öğretim görevlileri veya öğretim üyeleri arasından kendisinin de onayı alındıktan sonra topluluk yönetim kurulunda belirlenerek Rektörlük Makamına sunulur.
2.2. Kurulacak topluluklarla ilgili madde 1.1. deki amaç doğrultusunda ilgili ve tüzük ve çalışma programlarının hazırlanmasına yardımcı olur.
2.3. Üniversitenin belirleyeceği genel ilkeler çerçevesinde, topluluk çalışmalarını denetler ve yürütülmesine yardımcı olurlar.
2.4. Topluluğun gereksinimlerine göre bütçe hazırlığına yardımcı olur.
2.5 Yönetim Kurulunun çalışmalarını ve karar defteri tutmasını denetler.
3. TOPLULUKLARIN KURULMASI
3.1. Öğrenciler, topluluk kuruluş ve işleyişi ile ilgili ilk başvuruyu Kültür İşleri Müdürlüğü’ne yaparlar.
3.2. Kurulması istenilen topluluğun amaçları kapsamında çalışmalar yapan daha önce kurulmuş bir topluluk varsa, yeni bir topluluğun kurulmasına izin verilmez.
3.3. Topluluk kurmak isteyen öğrenciler ilgi alanları doğrultusunda çalışmalarda bulunabilmek için öngörülen Akademik Danışmanın görevi kabul ettiğine dair dilekçesi, geçici Yönetim Kurulu ve en az 20 kişiden oluşan üye listesi (imzaları alınarak), yapılması planlanan etkinliklerin yer aldığı proje dosyası, bölüm onayı alınmış topluluk odası yazısı ile hazırladıkları topluluk tüzüğünü Kültür İşleri Müdürlüğü aracılığı ile Rektörlük onayına sunarlar.
3.4. Geçici olarak kuruluşuna izin verilen topluluk, Rektörlük tarafından belirlenen deneme süresi sonunda Genel Kurulu toplayarak yeni Yönetim Kurulunu seçer. Kültür İşleri Müdürlüğü’ne verir.
3.5. Kuruluşu kesinleşen topluluğun üyeleri madde 4’deki topluluklara üye olma koşullarını yerine getirmelidir.
4. TOPLULUKLARA ÜYE OLMA KOŞULLARI
4.1. Üyelik başvurusu, Kültür İşleri Müdürlüğünce hazırlanan ve öğrenci tarafından doldurulup imzalanan üyelik formunun Kültür İşleri Müdürlüğüne verilmesi ve üyelik kartı düzenlenmesi ile gerçekleşir.
4.2. Topluluğa üyelik için başvuran öğrencilerin ODTÜ’ye kayıtlı öğrenci veya ODTÜ mezunu olması gerekmektedir.
5. TOPLULUK TÜZÜĞÜ
5.1. Her topluluk kendi topluluk tüzüğünü hazırlar. Bu tüzükler çerçeve yönetmeliğe aykırı hükümler içermez. Topluluk tüzüğünde bulunması gereken ana başlıklar şunlardır: Kuruluş, Amaç ve Etkinlikler, Üyelik, Genel Kurul ve Görevleri, Yönetim Kurulu ve Görevleri, Denetim Kurulu ve Görevleri, Evraklar.
5.2 Üyelik:
5.2.1 Üyelik, Kültür İşleri Müdürlüğü’nden üyelik kartının alınması ile kesinleşir.
5.2.2. Aktif üye olunması, üyenin bir öğrenim yılı içinde topluluk çalışmalarında etkin olarak görev almasına ve Genel Kurullara katılmasına göre Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve akademik danışmanın onayı ile kesinleşir.
5.2.3. Seçme ve seçilme hakkına yalnızca aktif üyeler sahiptir.
5.2.4. Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu Üyeleri doğal olarak aktif üye sayılırlar.
5.2.5. Her üyenin topluluktan ayrılma hakkı saklıdır. Ayrılma dilekçesinin Yönetim Kuruluna ulaşmasıyla üyelik hakları düşer. Öğrenci yeniden üye olmak isterse topluluklara alınma koşullarını yerine getirmek zorundadır.
5.2.6. Yönetim Kurulu topluluğun amacına ters düşen davranışlar içinde bulunan ya da disiplin cezası alan üyeleri, gerekçe göstererek üyelikten çıkarabilir. Karar Yönetim Kurulunun oy çokluğu ile alınır; akademik danışman, Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlük onayı ile kesinleşir.
5.3. Genel Kurul:
5.3.1. Topluluğun en yetkili karar organıdır.
5.3.2. Topluluğun kayıtlı üyelerinden oluşur.
5.3.3. Bir öğrenim yılında en az iki kez, Genel Kurula katılma hakkı bulunan üyelerin yarısından bir fazlasının katılımı ile toplanır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanmazsa ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz.
5.3.4. Yönetim Kurulunun ve Denetim Kurulunun önerileri ya da üye çoğunluğunun (%51) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır.
5.3.5. Yönetim Kurulu olağan ve olağanüstü toplantıları bir hafta önceden duyurur.
5.3.6. Topluluğun tüzük ve yönetmeliğini onaylar, değişiklik önerilerini görüşüp karara bağlar.
5.3.7. Öğrenim yılı başında etkinlik raporlarını onaylar, öğrenim yılı sonunda ise topluluğun Dönem Sonu Raporunu, Gelir-Gider Çizelgesini ve Denetleme Kurulunun Raporlarını inceler ve karara bağlar.
5.3.8. Akademik danışman gerek görürse Genel Kurulda gözlemci olarak bulunabilir.
5.4. Yönetim Kurulu:
5.4.1. Genel Kurulda gizli oyla seçilen en az üç, en çok yedi asil topluluk üyesinden oluşur. Asil üye sayısı kadar yedek üye seçilir. Yönetim Kurulu üye sayısı her zaman tek sayıdan (3-5-7) oluşmalıdır.
5.4.2. Yönetim Kurulu topluluğa kayıtlı öğrencilerden oluşur ve seçimlerde sadece öğrenciler oy kullanabilir.
5.4.3. İlk toplantısında başkan, başkan yardımcısı, muhasip üyeyi seçer. Başkan topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur. Muhasip üye topluluğun tüm parasal işlerini yürütür ve gerekli belgeleri düzenli olarak tutar.
5.4.4. Seçim sonuçlarını bir hafta içinde, tutanakla birlikte Kültür İşleri Müdürlüğü’ne iletir.
5.4.5. Başkanın sorumluluğunda, topluluk amaçlarının ve çalışma konularının gerçekleştirilmesini sağlar, Genel Kurul kararlarını uygular.
5.4.6. Başkanın sorumluluğunda, yasalarda, topluluk tüzüklerinde belirtilen görevlerini yerine getirir ve yetkilerini kullanır.
5.4.7. Başkanın sorumluğunda, topluluk etkinliklerinde geçici olarak çalışmak isteyen ODTÜ mensupları ve diğer üniversite öğrencileri (topluluğa üye olamazlar) için akademik danışmanın resmi onayı ve başkanın yazılı başvurusu ile Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alır
5.4.8. Topluluğun yapacağı etkinlikler için, topluluk akademik danışmanın resmi onayı ve, başkanın/yönetim kurulu üyesinin yazılı başvurusu ile Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alır.
5.4.9. Üniversite dışı yazışmalar Kültür İşleri Müdürlüğü aracılığıyla yapılır.
5.4.10. Çalışma raporunu ve Genel Kurul karar defterini en geç 15 Haziran’a kadar, etkinlik programını ise her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar akademik danışman resmi onayı ile Kültür İşleri Müdürlüğü’ne verir.
5.4.11. Genel Kurul toplantılarının gün, saat, yerini saptar.
5.4.12. Topluluklar Rektörlükten izin alarak kullanacakları yerlerin topluluk amaçlarına uygun olarak kullanılmasından ve denetlenmesinden sorumludur.
5.4.13. Çalışma yan kurulları kurar ve bu yan kurulların çalışmalarını denetler.
5.4.14. Genel Kurulda alınan kararları üyelere ve ilgili birimlere duyurur ve uygular.
5.5. Denetim Kurulu:
5.5.1. Genel Kurulda seçilen üç asıl ve üç yedek üyeden oluşur.
5.5.2. Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler, sonuç ve önerilerini Yönetim Kuruluna bir raporla bildirir.
5.5.3. Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğrenim dönemine ilişkin programının ve bütçesinin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.
5.6. Evraklar:
5.6.1. Yönetim Kurulu ve Genel Kurul karar defteri tutulur.
5.6.2. Topluluğun kullanması için verilmiş demirbaşlar, numaraları ile demirbaş defterine yazılır.
5.6.3. Faturalar ve gelir-gideri gösterir defter düzenli olarak tutulur.
6. DİSİPLİN İŞLERİ
6.1. Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluk amaçlarına ters düşen, 5.4.8.maddeyi uygulamayan ya da Öğrenci Disiplin Yönetmeliğine aykırı davranışlarda bulunan öğrenciler hakkında topluluk akademik danışmanı, Yönetim Kurulu ya da Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi üzerine Rektörlük Makamı’nın onayı ile Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca işlem yapılır.
6.2. Topluluk Yönetim Kurulu üyelerinin madde 6.1.de belirtilen hususlar kapsamında disiplin soruşturması geçirip iki kez ceza alması halinde, topluluk Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.
6.3. Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluğun Öğrenci Toplulukları Kurulma ve Çalışma İlkeleri Çerçeve Yönergesine ve topluluğun kendi tüzüğünde belirtilen kuruluş amaçlarından farklı etkinliklerde bulunduğunun kesinleşmesi durumunda, topluluk Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.
6.4. Bir öğrenim yılında amacına uygun en az üç etkinlik yapmayan, çalışma raporunu en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Kültür İşleri Müdürlüğüne vermeyen ve topluluk tüzüğünde belirtilen sürede Yönetim Kurulunu seçmeyen topluluk Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük Onayı ile yazılı olarak uyarılır. Yukarıda adı geçen belgelerin bir sonraki öğrenim yılında da Kültür İşleri Müdürlüğü’ne verilmemesi durumunda topluluk, Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.
6.5. Gerekli çalışmaları yapmadığı için uyarılan topluluk bir sonraki dönem içinde de çalışma yapmazsa ya da Yönetim Kurulunu seçmezse Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.
6.6. Topluluk akademik danışmanının bu görevinden ayrılması halinde, yeni akademik
danışmanın en geç iki ay içinde belirlenmesi gerekmektedir. Yeni akademik danışmanın, eski danışmanın ayrılma tarihinden itibaren en geç üç ay içinde belirlenmemesi durumunda topluluk uyarılır, bu durum altıncı ayın sonuna kadar devam ederse, topluluk, Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.
6.7. Yönetim kurulu dışında kayıtlı üye sayısı (madde 4) 20’nin altına düşen toplulukların etkinlik yapmalarına izin verilmez.
6.8. Topluluklarla ilgili her tür uyuşmazlıklar Rektörlükçe karara bağlanır.
7. MALİ HÜKÜMLER
7.1. Toplulukların düzenleyecekleri etkinliklerde ulaşım ve yurtlarda konaklama talepleri bütçeleri dahilinde Üniversite tarafından karşılanır.
7.2. Toplulukların bağış, sponsorluk ve yapacakları etkinliklerden elde edilen gelir ve giderleri, “Toplulukların İşleyişi ile İlgili Genel Kurallar” dokümanına göre düzenlenir, Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından denetlenir .
7.3. Topluluklar, ödeme belgeleri ile birlikte muhasebe defteri ve demirbaş defteri tutmak zorundadırlar.
7.4. Muhasebe ve demirbaş defterleri Akademik Danışman, Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlük tarafından denetlenir.
8. YÜRÜRLÜK
8.1. Bu çalışma ilkeleri 30.6.2009 günlü Rektörlük onayı ile yürürlüğe girmiştir.
8.2. Bu yönergenin yürürlüğe girmesinden sonra yapılabilecek değişiklikler Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından Rektörlük onayına sunulmaktadır.